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加强档案收集 提高管理效率 |
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作者：陈朝阳 发稿人：刘晨 发布时间：2013-03-27 10:23:06 点击数：3182
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——浅析档案管理对行政管理的促进作用 陈朝阳 摘 要：档案管理对行政管理有着积极的促进作用。在实际工作中，档案资料的缺失是隐性的，本文试图从档案资料缺失问题入手，重新认识档案工作在行政管理中的重要地位和作用，通过延伸档案形成阶段的要求，规范办公程序，提高管理效率。 关键词：档案工作行政管理 地位 作用 档案资料整理工作向前延伸便是档案资料的形成过程，其形成过程体现着行政管理的过程。 若档案资料收集不完整，许多生动的、重要的工作和活动就会在档案中消失。这样，档案是不完整的，是有缺憾的。其中有些材料将会永远消失。我们常发生这样的现象，工作干过了，档案中却没有记载，没有相关的材料，遇到汇总材料、总结工作、或从事相近的工作，查找相关材料时出现资料缺失，看不到当时的主办单位、相关人员、工作步骤、具体措施、活动效果及经验总结。 如果平时工作就是做了就算了，则是盲目的、效力有限的。这也体现一个单位的工作状态和工作方式。强调档案收集既是档案管理的需要，又是进一步提高行政管理效率的要求。一方面，通过行政管理，进一步加强档案管理工作；另一方面，高水平的档案管理会进一步规范行政管理工作，通过总结经验教训，优化管理细节，用规范性的文件、制度将这些总结出来，化繁为简，提高工作效率。 我们知道，在实际管理工作中，常规管理在执行中会有很多例外和特殊情况的处理办法，这些特殊情况的出现也不是每次都有，但若有档案记载，就可参考以往经验。 我们有这样的体会，经常性为找到某个材料耽误大量时间。一方面，档案管理需要提高管理水平；另一方面，档案资料要完整，并及时的入档，否则“巧妇难为无米之炊”。我们经常可以看到，在平时工作中，由于档案意识不强、档案管理不到位、档案人员更换频繁等原因，档案并不能全部反映一个单位各方面的工作，以学校为例，学校档案只能简单地反映重要的人事变动、重要活动和审批事项等，但是直接反映师生活动、教学过程、学生情况等材料，缺失的比较严重，不全面，甚至没有记录，活动过去了，没有记录；一个经过验证正确的措施使用过，也没有记录，有时想起来也无处查找；还有很多材料散落在经手人的脑子里、电脑里、笔记本上，很多重要的信息就这样随着时间的推移就逝去了，再也没有了痕迹。这样的事情对一个单位来说是一个重大的损失。 因此，我们说，档案的规范管理过程也是学校各项管理项目的规范的过程，两者是相互促进、相互影响的过程。一个单位的工作秩序和规则、运行方式、效率是多年来不断摸索出来的，很多措施是非常有效的，如何甄别、利用这些有效的手段，包括反面的教训，对一个单位来讲是弥足珍贵的。档案室不仅仅是保险柜，存放材料而已，它对学校管理和指导学校发展起着重要的作用。下面，就档案管理对行政管理的促进作用进行探讨。 一、学校档案资料缺失的主要表现 档案资料缺失既有制度机制上的缺陷，也有档案原创者和档案管理员工作质量的问题，主要表现在： 1.档案资料形成、留存制度不完善，文献资料未能形成。在实际工作中，工作人员习惯于将工作事务记录在个人的本子上，经办人使用记录本类型不一，原始记录不规范，记录内容繁杂，无法直接存档；操作过程口头传达，没有形成文字记载，很多变故未及时记录入档；一些事务报经学校领导同意后执行，没有审批材料，定稿文件，很多是草稿上一经修改便执行，遇见口头请示便调整，没有文字记录，整个过程材料缺失，事后查找困难。 2.文字处理不规范。从形式、内容、程序上讲，材料的原作者对档案的认识程度及工作态度是导致档案质量低下的主要原因。主要表现在，一是原始材料书写或打印不规范，信息不完整。二是形成材料用纸规格不统一，不易整理。三是材料不齐全造成档案材料不完整，降低了档案的保存和利用价值。四是有些材料语法欠妥、随意简称、使材料概念模糊、内容表述不清，容易造成费解和误解。 3.教学档案缺乏管理规范造成教学档案的缺失。教学档案缺失是档案资料缺失的最重要的方面。学校作为教学业务部门，教育教学质量始终都是第一位的。教育教学管理的过程也应该是学校档案的核心内容。教学档案是学校在组织教学以及教学管理活动中直接形成的有保存价值的原始材料，这些原始材料经过收集、整理、立卷、编目、保存即形成档案。教学档案包括国家和上级业务主管部门有关教育的条例、法规和文件，学校的各种教学计划、学期授课计划、教学工作总结、学生学籍、各班成绩统计与试卷分析报告、教师业务档案等材料。由此可见，教学档案作为教学工作的信息库，给学校领导决策、制定教学、教研规划和管理制度提供了依据；为教育教学规律普遍性和特殊性的探讨提供了翔实的材料，在教学管理中具有重要作用。然而在实际工作中，由于缺乏相应的规范和要求，许多教学材料往往散落在相关部门或个人手中，这些材料未经整理，难以做到类别齐全、内容翔实，符合档案要求。 二、产生的原因 档案意识的高低、档案管理员工作水平、材料处理的规范与否与档案质量的高低有着直接和密切的关系。档案资料缺失主要有以下几个原因造成： 1.思想上对档案的不重视。档案工作对于学校教学质量以及其他工作短期内不会产生重大影响，所以容易被人忽视。有些管理者没有把档案管理作为一门科学去看待，也没有安排专人去管理，只是要求重要材料能找到即可，没有具体要求，工作比较被动。 2.学校行政和教学部门缺乏行政意识。主要涉及两个方面，一是对常规工作的把握不够。常规工作是有规律可循的。如每学期的开学放假安排、各项考试、职称申报、重要节日活动等，对常规工作及时总结、归纳，上升到制度化，会极大地提高工作效率。但很多管理者似乎不屑于做这些事。二是管理者和工作人员文字综合水平的整体不高。对文字处理工作认识不到位。把文件只作为高深莫测，敬而远之的东西，只用于向上请示或对外交流，而没有发挥其制定政策、发布信息、指导工作、落实责任的作用。很多同志总认为人写材料是个别人的事情，不愿意下功夫写材料，所写材料用词不规范，表达不准确，引用数据混乱的情况比比皆是。 3.档案管理程序不规范。缺乏针对学校特点的档案管理办法，操作程序缺乏规范和统一。同时，也存在有制度没有严格执行的情况。 三、发挥档案工作效益的几点建议 推进档案工作健康发展，将会有效地促进学校管理水平的提高。为此，考虑从以下几方面改进和推进档案管理： 1.重新认识档案工作在学校管理中的地位和作用。增强领导者和档案管理员的档案意识，使他们明确档案管理规范化，对保证教学档案质量的重要意义，带头重视和支持档案建设工作。把提高档案管理质量纳入学校工作目标管理之中。在工作开展之初，就将档案的要求贯穿其中，对档案中过去相关事项的查询、拟定活动办法、活动后及时总结，并将材料完整地保存到档案室。持之以恒，这些材料将是学校无比珍贵的财富，必将发挥出档案对现实工作的指导意义。 2. 加强档案管理，规范档案工作程序。档案人员要注意提高自己的综合业务工作水平，熟悉、掌握档案建设的规范和基本要求，把好材料处理的质量关。同时，要积极研究档案，挖掘学校各方面的信息，为学校管理层提供相关数据，为领导决策服务。 3.开展档案专题培训，提高档案管理者和行政教学管理人员的档案意识。通过专业培训，一方面了解档案形成过程，整理办法等业务知识；另一方面，提高档案意识，提高整理档案的水平和利用档案的能力。 4.发挥文字处理在管理中的作用。引导教学和行政管理部门充分使用公文形式处理各种管理工作。一是扩大行文内容，将涉及全校性的工作内容都纳入行文范围。例如：年度高考工作安排、奥林匹克竞赛办法、教师年度考核、优质课比赛、师带徒等活动、“体育文化艺术周”、“影响校园学生”评选、文艺汇演等活动的通知、程序及结果等等。二是形成行文习惯，以制度形式规范各处室部门行文习惯，形成全校性关键事件必须行文的良好习惯。对相关行政人员进行规范化行文培训，并将日常工作行文日常化。三是规范行文程序。 5.充分发挥计算机辅助管理的作用，提高档案管理效益。根据学校实际情况，选择适用于计算机档案管理系统软件，实现规范化科学化管理，保证档案质量，实现纸质材料和电子文本同时存档。 档案管理不是一蹴而就的，是一个不断发展，不断完善的过程。通过对档案在学校管理中的地位和作用的再认识，提高档案意识，规范档案管理，挖掘档案资源，研究档案信息，才能进一步发挥档案工作在学校管理中的重要作用。
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